Inventarios
Control de inventario en restaurantes: cómo empezar
Qué contar primero, cada cuándo y cómo saber si lo que se gastó coincide con lo que se vendió, sin volverte loco con mil insumos.
En un restaurante, el dinero no sólo está en la caja: está en la cámara fría, en la barra y en la bodega. La diferencia es que a la caja se le hace corte todos los días y al inventario casi nunca. Por eso las pérdidas de producto pueden pasar meses sin que nadie las vea.
Llevar inventario no significa contar hasta el último limón. Significa saber, con los insumos que de verdad importan, cuánto había, cuánto entró, cuánto debió gastarse y cuánto se gastó.
Empieza por los insumos que más pesan
Si intentas controlar los 300 insumos desde el primer día, lo vas a abandonar en dos semanas. Aplica la regla del 80/20: revisa tus compras del último mes y ordénalas de mayor a menor gasto. Normalmente, unos 20 o 30 insumos concentran cerca del 80% del dinero: carnes, pescados, quesos, lácteos, licores, café, aceite, aguacate.
Con esos se empieza. La sal y los palillos pueden esperar.
Lo que necesitas tener antes de contar
- Un catálogo de insumos con un solo nombre por producto. Si uno le dice "arrachera" y otro "fajita", el control ya se rompió.
- Una unidad clara para cada insumo. Se compra por caja o por kilo, pero se usa por gramo, mililitro o pieza. Define la equivalencia: 1 caja de leche = 12 litros.
- Un lugar para cada cosa. Si el mismo queso está en tres refrigeradores, contar toma el triple y siempre falta uno.
- Un mínimo por insumo. La cantidad por debajo de la cual hay que pedir. Evita tanto quedarse sin producto en sábado como comprar de más "por si acaso".
Registra todo lo que entra
Cada compra se registra el día que llega: producto, cantidad, precio y proveedor. Y se revisa contra la nota: que el kilo sea kilo y que el precio sea el pactado. Recibir sin pesar es regalar dinero.
Guardar el precio de cada compra tiene un beneficio extra: te das cuenta cuando un insumo sube. Si el queso pasó de $180 a $205 el kilo, tus platillos con queso ya no dejan lo mismo.
Cuenta con una frecuencia que puedas sostener
No todo se cuenta igual de seguido:
| Tipo de insumo | Ejemplos | Frecuencia sugerida |
|---|---|---|
| Caros o fáciles de perder | Carnes, mariscos, licores | Diario o cada tercer día |
| De rotación media | Quesos, lácteos, café, aceite | Semanal |
| Baratos y estables | Abarrotes, desechables | Quincenal o mensual |
Algunas reglas para que el conteo sirva:
- Siempre a la misma hora, de preferencia antes de abrir o después de cerrar, cuando nada se está moviendo.
- Con una hoja ordenada como está ordenada la bodega, para no saltarse nada.
- Entre dos personas cuando sea posible: una cuenta y otra anota.
- Sin ver lo que "debería haber". Igual que en el corte de caja, primero se cuenta y luego se compara.
Calcula el consumo real
Con dos conteos y las compras de en medio ya puedes saber cuánto se gastó:
Ejemplo con arrachera en una semana:
- Inventario inicial: 12 kg
- Compras de la semana: 30 kg
- Inventario final: 9 kg
- Consumo real: 12 + 30 − 9 = 33 kg
Compáralo con el consumo teórico
El consumo teórico es lo que debió gastarse según lo que vendiste. Si cada orden lleva 200 gramos de arrachera y se vendieron 140 órdenes, debieron usarse 28 kg.
- Consumo real: 33 kg
- Consumo teórico: 28 kg
- Diferencia: 5 kg
A $280 el kilo, son $1,400 en una semana en un solo insumo. En un mes, $5,600. Ese es el número que el inventario existe para encontrar.
De dónde salen las diferencias
Una diferencia no significa automáticamente que alguien se lo llevó. Revisa en este orden:
- Porciones más grandes que la receta. La causa más común. Si se sirven 230 gramos en vez de 200, ahí están 4 de los 5 kilos.
- Merma sin registrar. Producto que se echó a perder, se quemó o se cayó y nadie anotó.
- Rendimiento mal calculado. La arrachera pierde peso al limpiarla y al cocerla; si la receta no lo considera, siempre "faltará".
- Ventas no registradas. Platillos que salieron de cocina sin pasar por una comanda: cortesías, comida del personal, "es para el dueño".
- Errores al recibir. Se anotaron 30 kg y llegaron 28.
- Sustracción. Existe, pero revisa primero lo demás.
Cómo no abandonar el control al mes
- Empieza con diez insumos. Cuando el conteo de esos diez sea rutina, agrega otros diez.
- Nombra un responsable. "Entre todos" es nadie.
- Revisa las diferencias cada semana, no cada trimestre. Una diferencia fresca se puede explicar; una de hace dos meses, no.
- Comparte los resultados con cocina. El equipo cuida lo que sabe que se mide.
Libreta, hoja de cálculo o sistema
Con una hoja de cálculo se puede llevar todo lo anterior, pero el consumo teórico hay que calcularlo a mano: multiplicar cada platillo vendido por su receta.
Un punto de venta con recetas lo hace solo, porque cada venta descuenta sus ingredientes. Así funciona en Vende Fácil: al enviar el pedido a cocina se descuentan los insumos de la receta, las compras suben las existencias y el conteo físico te muestra la diferencia en unidades y en dinero. El detalle está en inventarios y recetas.
Elijas la herramienta que elijas, el primer paso es el mismo y se puede dar esta semana: lista tus veinte insumos más caros, cuéntalos hoy y vuelve a contarlos en siete días.