Caja y cobros
Corte de caja sin faltantes: guía paso a paso
Un procedimiento claro para abrir, operar y cerrar la caja de tu restaurante, y qué revisar cuando el dinero no cuadra.
El corte de caja es el momento en que se compara lo que el negocio dice que vendió contra el dinero que realmente hay. Cuando cuadra, toma diez minutos. Cuando no, puede llevarse una hora, una discusión y la confianza del equipo.
La mayoría de los faltantes no son robo: son desorden. Un retiro que nadie anotó, una propina revuelta con la venta, un pago con tarjeta registrado como efectivo. Por eso el corte no se arregla al final del turno, sino desde que se abre la caja.
Qué es exactamente el corte de caja
Es un resumen del turno que responde tres preguntas:
- ¿Cuánto se vendió y con qué formas de pago?
- ¿Cuánto efectivo debería haber en el cajón?
- ¿Cuánto hay en realidad?
La diferencia entre la segunda y la tercera es el faltante o el sobrante. Los dos son señal de que algo se registró mal; un sobrante no es buena noticia, es un error que todavía no encuentras.
Antes de abrir: el fondo fijo
El fondo de caja es el dinero con el que se empieza el turno para dar cambio. Tres reglas:
- Siempre el mismo monto. Por ejemplo, $1,500 en billetes chicos y monedas.
- Se cuenta al recibirlo. Quien abre la caja cuenta el fondo y lo registra. Si faltan $100 desde la mañana, que no aparezcan como faltante de la noche.
- Una caja, una persona responsable. Si tres personas cobran en el mismo cajón, nadie responde por la diferencia.
Durante el turno: todo movimiento se registra
Aquí nacen casi todos los descuadres. Lo que debe quedar anotado en el momento, no "al ratito":
- Salidas de efectivo. El gas, el hielo, las tortillas, el pago al proveedor que llegó sin avisar. Cada salida con monto, concepto y comprobante.
- Retiros parciales. Si el cajón junta mucho efectivo, se retira una parte y se registra. Reduce el riesgo y facilita el conteo.
- Propinas. La propina no es venta. Si se cobra con tarjeta junto con la cuenta, debe registrarse aparte para que no infle el total ni se confunda al repartirla.
- Cancelaciones y descuentos. Con motivo y con autorización de alguien distinto a quien cobra.
- Forma de pago correcta. Efectivo, tarjeta o transferencia. Registrar una tarjeta como efectivo genera un faltante idéntico al monto de esa cuenta.
El corte, paso a paso
1. Cierra todas las cuentas
No se puede cortar con mesas abiertas. Verifica que cada cuenta del turno esté cobrada o cancelada con su motivo.
2. Cuenta el efectivo sin ver el sistema
Esto se llama corte ciego y es la práctica que más problemas evita: quien cierra cuenta el dinero y anota el total antes de saber cuánto debería haber. Si primero ve el número esperado, la tentación de "ajustar" el conteo es grande.
Cuenta por denominación (billetes de $500, $200, $100, $50, $20 y monedas) y anota cada subtotal.
3. Calcula el efectivo esperado
Ejemplo de un turno:
| Concepto | Monto |
|---|---|
| Fondo inicial | $1,500 |
| Ventas en efectivo | $8,640 |
| Pago de gas (salida) | −$850 |
| Compra de hielo (salida) | −$350 |
| Efectivo esperado | $8,940 |
Si el conteo dio $8,890, hay un faltante de $50.
4. Concilia tarjetas y transferencias
Compara el total de cobros con tarjeta del sistema contra el cierre de lote de tu terminal bancaria. Deben coincidir. Si la terminal dice $12,300 y tu registro dice $12,050, hay una cuenta de $250 cobrada con tarjeta y registrada de otra forma (o sin registrar).
Para las transferencias, revisa que cada una haya caído de verdad en la cuenta. Una captura de pantalla no es un depósito.
5. Separa las propinas
Las propinas cobradas con tarjeta salen de la venta del día y se entregan o se acumulan según el acuerdo de tu equipo. Si no se separan, el corte parece cuadrar y después "falta" dinero al pagarlas.
6. Documenta y firma
El corte se guarda con fecha, turno, responsable, diferencia y una nota de la causa si se encontró. Firma quien entrega y quien recibe. Luego se repone el fondo fijo y el resto se deposita o se resguarda.
Las causas más comunes de un faltante
Cuando el corte no cuadra, revisa en este orden:
- Forma de pago mal registrada. La diferencia coincide exactamente con el total de una cuenta.
- Salida de efectivo sin anotar. Pregunta por compras del día: hielo, gas, propina del repartidor.
- Cambio mal dado. Diferencias pequeñas y redondas ($50, $100) suelen ser un billete confundido.
- Propinas revueltas. El faltante se parece al total de propinas con tarjeta.
- Cuenta cancelada después de cobrada. Revisa las cancelaciones del turno y quién las autorizó.
- Fondo inicial incompleto. Por eso se cuenta al abrir.
Si después de revisar todo persiste una diferencia, anótala tal cual. Un faltante de $50 un martes no dice mucho; un faltante de $50 todos los martes con la misma persona, sí.
Qué hacer con las diferencias
Define una política por escrito y que todos la conozcan desde su primer día: qué monto se considera tolerable, qué pasa cuando se rebasa y quién revisa. Sobre descontar faltantes del sueldo, consulta primero a tu contador o abogado laboral: la ley pone límites y condiciones a esos descuentos, y aplicarlos mal sale más caro que el faltante.
Lo que sí depende de ti es que el procedimiento sea claro, porque una regla que cambia cada semana no se puede exigir.
Cómo ayuda un punto de venta
Un sistema no cuenta los billetes, pero elimina casi todas las causas de la lista: la cuenta se arma sola con lo que se pidió, cada cobro queda con su forma de pago, las propinas se registran aparte y los descuentos piden autorización. En Vende Fácil, por ejemplo, la caja se abre y se cierra con un resumen de lo vendido y lo cobrado por método de pago, como se explica en punto de venta y caja.
Con sistema o con libreta, el principio no cambia: fondo fijo, todo movimiento registrado en el momento, conteo ciego y un corte por turno. Lo demás es disciplina.